Présentation de l'entreprise
Mission proposée
Finalité du poste : Assurer le secrétariat et l’accueil de la Direction.
Missions permanentes :
- Assurer l’interface entre le Directeur de la Clinique, et l’extérieur.
- Assurer le secrétariat du Directeur.
Activités et tâches :
- Courrier en arrivée : ouverture et tri du courrier de la Direction (Directeur, DSI, RAF, RH) et de la Clinique (hors factures comptabilité et praticiens).
Gestion de ce courrier après visa du Directeur (dispatching, photocopie, indications de réponse, etc..)
- Rédaction, Frappe et Gestion du courrier Direction.
- Travailler avec le Directeur sur le projet d’établissement.
- Suivre les dossiers de litiges, contentieux, accidents, incidents, assurance.
- Gestion et suivi des plaintes et réclamations des patients ou autres.
- Gestion et suivi des demandes des dossiers médicaux (en liaison avec les praticiens)
- Traiter les appels téléphoniques avec discrétion ainsi que les courriers et rapports confidentiels.
- Classer, compléter et archiver les dossiers du Directeur.
- Gérer les plannings des rendez-vous du Directeur
- Gestion de la salle de réunion (planning, organisation),
- Gérer l’organisation des réunions (convocations, émission et distribution de l’ordre du jour).
- Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunion
- Analyser et diffuser aux utilisateurs concernés les informations reçues.
- Porter à la connaissance des Cadres de l’établissement certains documents
- Diffuser la revue de presse à la Direction, aux Cadres, aux Responsables et aux praticiens (via messagerie).
- Se tenir au courant de la vie de l’établissement.
- Suivi du tableau de garde des praticiens, avec relance
- Suivi de la procédure d’intégration des nouveaux praticiens
- CRUQ : convocation, compte rendu, diffusion
- Participation à la démarche qualité
- Participation au CODIR (préparation de l’ordre du jour des CME, comptes rendus des réunions, diffusion)
Profil recherché et exigences du poste
Formation et/ou qualifications pré-requises :
Secrétariat de Direction
Connaissances particulières requises :
- Connaissance micro-informatique avec des supports sténo ou dictaphone, et logiciels de traitement de texte.
- Connaissance des cadres des différents services et de leurs attributions pour faire circuler les informations officielles aux personnes concernées.
- Bonne connaissance du fonctionnement de la Direction et de ses affiliations.
Expérience professionnelle requise :
- Avoir un minimum d’expérience en secrétariat.
Qualités professionnelles requises :
- Autonome et indépendant
- Disponible
- Organisé, rigoureux
- Sens de la Confidentialité
Aptitudes :
- Prendre des initiatives.
- Travailler en équipe en collaborant aux différentes tâches.
- Avoir le sens de la hiérarchie et des responsabilités.
- S’adapter facilement aux changements de situation et s’organiser au regard des urgences.
- Faire preuve de discrétion et garder le secret professionnel.
