Stage-Appui à l’ingénierie et à l’organisation logistique du SMS 2013

Mission proposée

Handicap International est une association de solidarité internationale fondée en 1982. Son but est de lutter contre le handicap, qu'il soit physique, mental ou social. L’association est aujourd'hui présente dans près de 60 pays et son action de lutte contre les mines anti-personnel a été reconnue par le Prix Nobel pour la Paix en 1997.

Contexte :
Handicap International organise au début de l’été une série d’événements, moments essentiels de vie et d’échanges pour l’ensemble des acteurs de l’Association dont le Séminaire annuel dit des Missions Sociales (SMS 2013).
Le SMS regroupe sur Lyon fin juin l’ensemble des représentants de HI sur le terrain, (Directeurs de programmes de développement, Chefs de Mission urgence et mines) et les principaux représentants des différentes Directions du siège et des huit associations nationales.

Sous le pilotage de la Directrice des Opérations et Ressources Techniques, et sous la responsabilité fonctionnelle de l’Assistante de Direction pour les aspects logistiques, le/la stagiaire aura pour mission d’assurer un appui à la préparation et au bon déroulement du séminaire qui se tiendra à Lyon fin juin.

Missions à réaliser :
En amont du séminaire :
* Détailler le contenu du programme du SMS à partir des grandes orientations décidées en Comité de pilotage SMS 2013 (CoPil SMS 2013) :
- Suivre l’identification des thématiques à aborder en ateliers,
- Elaborer la liste des participants et la répartition des groupes dans les ateliers à partir des consignes qui seront décidées en CoPil,
- Coordination logistique des participants (hébergement, restauration, déplacements…)
- Aider à l’identification d’intervenants internes, voire externes, les contacter et les accompagner dans leur intervention.
* Elaborer la communication à destination des participants
* Aider à la préparation des documents et supports préalables au séminaire,
* Faire le lien avec le service Traduction pour s’assurer de la traduction de toute communication à destination des terrains et de tout document à utiliser au cours du séminaire (Coordination administrative et logistique avec les interprètes pour leur prestation.
* Préparer les espaces pour la tenue des plénières et ateliers (vérifier les équipements, prévoir les consommables, préparer la signalétique, etc.), en lien avec les Services Généraux,
* Préparer les trames d’évaluation du SMS 2013.

Pendant le séminaire :
* Aider à la coordination globale du séminaire entre le siège et le lieu du séminaire, assurer une présence quotidienne sur le lieu du séminaire pour un appui logistique aux intervenants et participants (accueil, réservations des salles, hébergements, restauration…)
* Prendre des notes pendant les plénières
* Collecter l’évaluation du séminaire.

En aval du séminaire :
* En lien avec les rapporteurs des ateliers, collecter et compiler les documents de restitution des travaux du SMS 2013 et prévoir leur traduction. Harmonisation de la présentation typographique des divers documents,
* Compiler les évaluations et en faire une synthèse.

* Une aide ponctuelle pourra être apportée au service formation pour la préparation de la première semaine de présence des équipes terrain.

Il/elle aura pour interlocuteurs :
* La Directrice des Opérations et Ressources Techniques,
* l’Assistante de Direction DORT,
* Les Services Généraux et le responsable du service formation le cas échéant,
* Les participants et intervenants du séminaire
* Les membres du Comité de Pilotage du SMS 2013.