chargé(e) d’appui administratif

Mission proposée

Forum réfugiés - Cosi, Association Loi 1901 à but non lucratif, a pour vocation la promotion de l’accueil des réfugiés et la défense du droit d’asile. Regroupant une douzaine de sites répartis principalement sur Lyon, nous recherchons actuellement un(e) stagiaire chargé(e) d’appui administratif au centre de formation.

Vous serez basé au centre de Formation et documentation, Lyon 7è, sous la responsabilité de la responsable des programmes Formation et Documentation.

Missions
Administratives
- Suivi des inscriptions aux formations catalogues
- Elaboration, envoi et classement des lettres/ordres de mission des formateurs/trices
- Elaboration et suivi administratif des conventions de formation avec les structures
- Envoie et recueil des questionnaires des attentes, des convocations et attestation de présence des participants s
- Traitement et synthèse des questionnaires d’évaluation
- Archivage informatique et papier des documents de formation
- Participation aux réunions de l’équipe Formation/documentation
- Mise à jour du tableau Suivi de formation (inscription, coût, référence factures,)
- Envoi catalogues & plaquettes de formation
Logistiques
- Recherche des meilleurs coûts liés à l’organisation logistique des formations (transport/hébergement) et réservations de train et hôtel des formateurs
- Préparation de salle et suivi logistique du déroulement des formations catalogues
- Achat des collations formation
- Préparation des pochettes formation (livrets, support divers, questionnaire, feuille émargement) et reprographie des supports pédagogiques formation catalogues
Finance
- Élaboration et envoi des factures de formation
- Suivi paiement formateur& paiement structure