Stage

Assistant(e) chef de projet événementiel Run In Lyon 2020

Run In Lyon-Association Oxygène Postée il y a 2 mois Lyon Entre 4 et 6 mois

Description de l'entreprise

Logistique - Supply Chain

Mission proposée

Dans le cadre de la préparation du Run In Lyon (10km, Semi Marathon , Marathon et Marathon en relais à 3) qui aura lieu le 4 octobre 2020, Génération oxygène recherche 1 stagiaire pour le poste d'assistant(e) Chef de Projet événementiel basé à Lyon.

1) Missions
-Recrutement des 800 bénévoles nécessaires au bon déroulement de l'événement
- Activation du réseau depuis notre base de données et prospection
- Gestion administrative des inscriptions bénévoles avec le recueil des documents nécessaires
- Renseignement des bénévoles à toutes les étapes du processus
- Mise à jour des documents des outils de communication à destination des bénévoles
- Mise à jour des organigrammes et des fiches de postes
- Affectation des bénévoles
- Gestion des dotations et leur distribution
- Gestion de la logistique et la signalétique des bénévoles
- Mise en place de l'événement
- Gestion des bénévoles et animation de la tente des bénévoles pendant l'événement
- Organisation d'une soirée d'informations et de remerciements des bénévoles
- Réalisation d'une enquête de satisfaction
2) Préparation du parcours
- Repérage des parcours
- Gestion du dossier mobilier urbain
- Mesurage officiel
- Réflexion sur la signalétique
3) Mise en oeuvre des actions de communication au niveau local
- Mise à jour et mise en oeuvre du plan de communication local
- Communication sur les réseaux sociaux
4) Gestion de projet
- Démarche pré-événement - événement - post-événement
- Définition de la stratégie pour chacun des dossiers cités dessus, identification des problèmes rencontrés et propositions d'actions pour permettre l'optimisation de traitement de chaque dossier
- Reportings réguliers auprès du chef de projet d'ASO situé en région parisienne et auprès des responsables Génération Oxygène et de l'Association Amicale des Athlètes du Lyonnais
- Préparation et animation de réunions
- Mise à jour du Guide d'Organisation de Génération Oxygène pour le Run In Lyon 2020
-5)Management d'une équipe de stagiaires
-Répartition des tâches entre les différents stagiaires
- Aide dans la réalisation des tâches affectées
- Contrôle du travail effectué
6) Facturation

La liste des missions n'est pas exhaustive. Vous serez en relation régulière avec le Chef de Projet d'ASO et les responsables lyonnais

Profil recherché et exigences du poste

Bac + 5 en management du sport, événementiel, gestion de projet, communication
Rigoureux, doté d'un sens du relationnel, volontaire et aimant le contact avec le monde associatif
Grande autonomie avec la capacité de travailler en équipe
Maîtrise du Pack Office et des logiciels PAO
Une expérience en événementiel sportif serait un plus

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